怎么寫文檔對讀者有一定的吸引力 _生活知道

你在寫word文檔時是否有過這種體驗(yàn)——基本內(nèi)容很快寫完了，但讀起來總是缺少一些感覺？本文作者認(rèn)為，想要優(yōu)化文檔，需要增加順滑和吸引力，并總結(jié)了9個小技巧，一起來看看吧。
關(guān)于word文檔里的內(nèi)容，我們可能會有一種體驗(yàn)：基本內(nèi)容花費(fèi)很長時間寫完了，但是讀起來總是缺少一些感覺。比如你寫完之后，可以打75分，但是想把文檔改成85分，難道要重新梳理結(jié)構(gòu)嗎？
尤其是一些產(chǎn)品介紹、解決方案、建設(shè)規(guī)劃之類的文檔，更需要對讀者有一定的吸引力。
最近這段時間我也在探索這方面的方法，簡單總結(jié)了9個小技巧，實(shí)踐來看有一定的效果。
其實(shí)增加的這10分總體來說，就是兩個詞：順滑、吸引力。
一、關(guān)于“順滑”的優(yōu)化技巧1. 有些名詞記得加“引號”首先，在文檔前幾部分的背景、現(xiàn)狀、整體概述之類的段落中，我們經(jīng)常會提出一些新詞，或者引入一些名詞、形容詞、比喻詞。而這些詞匯（尤其是重要名詞）需要讓讀者能夠從大段描述中看到。
像寫網(wǎng)文這樣字體加粗、或者換個顏色，這類方法顯然在word文檔中不適用，尤其是在段落內(nèi)部。
所以我的建議是為這些名詞增加“引號” 。當(dāng)然，引號也不能濫用，不然也會讓段落顯得凌亂。但我至今并沒有遇到濫用引號的，更多的是不用引號的情況。
2. 把長句子變短我們經(jīng)常在解釋一些處理邏輯，或者關(guān)鍵定義時，會“自說自話”地把自己的內(nèi)在理解直接轉(zhuǎn)化成文字，從而形成了一個“大長句子”，自己檢查時也不覺得有問題，因?yàn)橄热霝橹鞯哪銜X得這段話已經(jīng)把事情描述清楚了。殊不知這種內(nèi)容是讀者的災(zāi)難
讀者需要尋找主語、謂語、形容詞，還要認(rèn)真區(qū)分其中的轉(zhuǎn)折與前后關(guān)聯(lián) 。
舉個例子，我們上學(xué)時做英語閱讀，是不是經(jīng)常遇到一句話特別地……長，然后我們需要用筆來劃分，最終理解（或者猜）這句話的意思。
而大長句子，就是這種效果。所以，我們一定要跳出自己的思維和閱讀習(xí)慣，把大長句子刪減，或者拆成兩句來表達(dá) 。
3. 合理分段上述提到的“長句子”也可以通過分段的形式提升表現(xiàn)力，當(dāng)然更需要分段的，是較為復(fù)雜的邏輯說明。
我也經(jīng)常看到一些“長段落”，里面不僅邏輯復(fù)雜，在“邏輯連接詞”上也存在誤用的情況。這種長段落需要我們合理拆分，通過“回車”這個按鈕讓結(jié)構(gòu)清晰化
同時對于有先后關(guān)系的描述，可以采用小編號來強(qiáng)調(diào)邏輯和步驟；對于并列關(guān)系的描述，可以通過常見的符號來突出邏輯關(guān)系。
尤其是描述中涉及到分支、是否之類的嵌套關(guān)系，在word文檔中如果不注意段落結(jié)構(gòu)，很容易讓讀者凌亂。
因?yàn)槲业奈臋n大多涉及到工作內(nèi)容，在此不便截圖說明，但我相信經(jīng)常寫文檔的你能夠感同身受。
4. 詳細(xì)的功能說明，只有真正交付的人才會細(xì)看如果我們寫的文檔不是需求說明書之類的內(nèi)部資料，建議不要羅列大量的功能說明。
因?yàn)檫@些功能說明很少有人細(xì)看，更多是“一掃而過”，通過目錄結(jié)構(gòu) ，重點(diǎn)詞句來了解整個文檔的立意。
而且一旦功能說明寫的很具體時，即便前面寫的很有吸引，在看到細(xì)節(jié)之后就會又把讀者拉回現(xiàn)實(shí) 。
讀完之后的感受可能就是：這不就是個權(quán)限管理嗎？這不就是個數(shù)據(jù)報(bào)表嗎？這不就是個跨部門審批嗎？
所以這類的文檔，我的建議是簡化功能描述，把一級、二級標(biāo)題改得有吸引力。具體的改法，可以看下文的第八點(diǎn) 。
5. 降低冗余這里主要針對“多種方案”的描述，很多同學(xué)會直接把A、B兩個方案整體拆分成兩個章節(jié) 。而兩個方案中會存在很多相同的功能，這些功能便是“冗余功能” 。
對于存在多種提案的文檔，我認(rèn)為重點(diǎn)有兩個，一是優(yōu)劣對比，二是推薦。
如果把多種方案整體拆分，不僅文檔“又臭又長” ，而且非常不利于對比。所以我的建議是把共性的內(nèi)容合并起來，只針對差異性內(nèi)容分章節(jié)描述。
分章節(jié)描述也有多種方式：
可以針對每個差異功能獨(dú)立對比（如權(quán)限管理：A方案怎樣做；B方案怎樣做，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：A方案怎樣做；B方案怎樣做）；也可以直接把差異性內(nèi)容歸類為兩部分（如A方案：整體業(yè)務(wù)流程、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分別巴拉巴拉；B方案：整體業(yè)務(wù)流程、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分別巴拉巴拉）；還可以列出一些對比表格，就像我們做競品分析時一樣，結(jié)論通過表格對比的形式，篩選重點(diǎn) ，體現(xiàn)優(yōu)劣，非常直觀。多重提案的推薦，則是為了讓讀者更傾向于某一個方案，可以在文檔中設(shè)計(jì)三個方案，把你推薦的放到中間，這也是利用了心理學(xué)上的一些技巧。
當(dāng)然這種方式只能增加概率，并不能保你成功。因?yàn)橐苍S對方關(guān)注的重點(diǎn)和你不同（此方式摘自《麥肯錫教我的寫作武器》一書，感興趣的同學(xué)可以看看我寫的讀后感）。

文章插圖
6. 小細(xì)節(jié)的詞語修飾有時一個小的連接詞，或者修飾詞，背后所傳達(dá)的意思容易對讀者造成影響，而我們就是要利用這些細(xì)節(jié)所帶來的影響，讓自己的方案顯得更“有用” 。
比如把“需要”改成“直接” 。
前段時間我們團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的一個文檔里有這樣一句話，大致的意思是：
“當(dāng)用戶按照我們的規(guī)劃做完第一步之后，需要在平臺的某個功能進(jìn)行第二步” 。
這句話的問題就出在“需要”這個詞上，它會讓讀者感覺到一絲麻煩、復(fù)雜，我還要怎樣怎樣才能完成這個業(yè)務(wù) 。
然后我把這句話改成：
“當(dāng)用戶按照我們的規(guī)劃做完第一步之后，可直接在某個功能下進(jìn)行第二步” 。
這樣改完之后，就會讓讀者覺得簡單、方便，我只要這樣做就能完成。
所以同樣的功能，不同的細(xì)節(jié)詞語，傳達(dá)出來的感受便有很多差別。也許這樣修改之后，讀者并沒有覺察，但這不是我們停止優(yōu)化的理由。
以上幾點(diǎn)，是關(guān)于讓文檔“順滑”的技巧，下面再介紹三個讓文檔提升一些吸引力的方式。
二、關(guān)于“吸引力”的優(yōu)化技巧很多同學(xué)寫出來的文檔，內(nèi)容上其實(shí)沒什么問題，但就是覺得“干干巴巴”，沒有讀下去的欲望，或者讀完之后沒什么感覺，也沒記住重點(diǎn) 。
我分析其中的一部分原因在于word文檔的表現(xiàn)形式，本就難以讓讀者對結(jié)構(gòu)有整體的認(rèn)知，所以首當(dāng)其沖的優(yōu)化點(diǎn)，便是讓重點(diǎn)更突出。
1. 讓重點(diǎn)更突出我們可以采用不同級別的標(biāo)題樣式，符號樣式等方法來突出重點(diǎn)立意：
比如合理分配二級、三級標(biāo)題，并將標(biāo)題內(nèi)容加以潤色；比如通過加粗、在段前增加特殊符號來凸顯文章結(jié)構(gòu)；比如讓重要的一句話單獨(dú)分段；比如增加重點(diǎn)內(nèi)容前后的間距；以上技巧都可以嘗試一下，選擇時候自己內(nèi)容的方式，讓文章的結(jié)構(gòu)清晰展示，把最重要的信息簡潔地表達(dá)出來。
2. 亮點(diǎn)、口號要押韻對于一些可行性方案、建設(shè)規(guī)劃、售前材料之類的文檔，經(jīng)常需要提煉優(yōu)勢、價值。
結(jié)合第七條，提煉出來的內(nèi)容也是重點(diǎn)，尤其是一句話、幾個詞的優(yōu)勢說明，最后能夠構(gòu)成結(jié)構(gòu)押韻、平仄合理的排比式段落。
我也經(jīng)常看到一些描寫價值的章節(jié)，拆了很多條，但是每一條都有兩三句或者更長。這種形式就很難讓讀者記住什么，也缺少了感染力。所以對于這類情況，我的建議是幾句話的描述可以保留不變，但在每段描述之前，加上幾個字的匯總。而且這些匯總可以作為標(biāo)題突出顯示。
比如消息通知功能，提煉標(biāo)題為“打破場景束縛，一鍵觸達(dá)用戶”比如跨部門審批功能，提煉標(biāo)題為“連通跨域協(xié)作，提升管理效率”前兩天突然靈感乍現(xiàn)，寫了7句排比式標(biāo)題，大致結(jié)構(gòu)是“XX的XXXX，讓XX‘隨心X’”，感覺是這幾年不錯的文案。不過本人水平有限，提的建議僅供參考，歡迎你有更好的想法與我討論。
3. 痛點(diǎn)和現(xiàn)狀的區(qū)別最后分享一點(diǎn)最近剛剛發(fā)現(xiàn)的問題，在很多產(chǎn)品文檔中都會有行業(yè)現(xiàn)狀、痛點(diǎn)之類的章節(jié) 。我所理解的這部分描述，其實(shí)就是為了找問題，通過現(xiàn)狀提煉出痛點(diǎn) ，再通過后續(xù)的描述和方案來合理地解決這些痛點(diǎn) 。
所以現(xiàn)狀的描述是為了提煉痛點(diǎn) 。
而最近在看一些文檔時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)只有現(xiàn)狀描述，這樣首先缺乏了對讀者“引導(dǎo)性”，也容易讓后續(xù)的方案跑偏。其次準(zhǔn)確的“現(xiàn)狀+痛點(diǎn)”描述，能夠引起讀者的共鳴，增加繼續(xù)閱讀的意愿。同時也會讓讀者在后續(xù)的過程中一邊看一邊思考方案的合理性。
所以，檢查一下你的方案，基于現(xiàn)狀引出的痛點(diǎn)到底夠不夠“痛” 。
以上9個觀點(diǎn)，便是春節(jié)前后和團(tuán)隊(duì)整理解決方案的感受，希望能對你有些幫助，后續(xù)的收獲還會持續(xù)分享，歡迎持續(xù)關(guān)注。
三、寫在最后這樣改完之后，內(nèi)容其實(shí)沒有很大的變化，但文檔的整體可讀性和結(jié)構(gòu)性都能夠提升至少一個臺階。
當(dāng)然，最近也看了一些寫作相關(guān)的書，比如前幾天的這本讀后感中提到了“邏輯連接詞”和“把握讀者的情緒”，也都是不錯的提升方案吸引力的方法，今天不再贅述。
去年也寫過關(guān)于文檔基礎(chǔ)規(guī)范的總結(jié)，對于文檔的格式、段落、圖片樣式、命名規(guī)范、錯別字等方面分享了自己的想法（五千字總結(jié)【文檔規(guī)范】的基礎(chǔ)要求）。
本文在具體的內(nèi)容上沒有給出有價值的建議，當(dāng)我們通過優(yōu)化之后還是不能達(dá)到滿意的程度，那就需要從整體結(jié)構(gòu)和行文立意上重新下一些功夫，而這些內(nèi)容和自己的行業(yè)關(guān)聯(lián)度比較密切，需要各位通過其他方式來精進(jìn)了。
【怎么寫文檔對讀者有一定的吸引力】務(wù) 。